Voor organisaties die met veel documenten werken is het vanzelfsprekend gebruik te maken van een up to date document management systeem (DMS). Maar de voordelen daarvan gelden ook voor bijna iedere andere organisatie. Deze zes argumenten maken een nieuw DMS voor u ook wellicht interessant.
- Efficiënter documentbeheer – Een DMS biedt een georganiseerde en gestructureerde manier om documenten op te slaan, te beheren en te delen. Het stelt uw medewerkers in staat om documenten gemakkelijk te vinden, bij te werken en te delen, waardoor de productiviteit en efficiëntie van uw organisatie worden verhoogd.
- Verbeterde samenwerking – Met een DMS kunnen verschillende medewerkers of teams in uw organisatie gemakkelijk samenwerken aan documenten. Het stelt meerdere gebruikers in staat om tegelijkertijd aan een document te werken, versiebeheer toe te passen en opmerkingen en feedback uit te wisselen.
- Veiligere gegevensopslag – Een DMS biedt beveiligde opslag van documenten en bestanden. Gebruikers kunnen toegangsrechten instellen, zodat alleen geautoriseerde medewerkers van uw organisatie (of daarbuiten) toegang hebben tot specifieke documenten. Dit helpt u bij het beschermen van vertrouwelijke informatie en voorkomt ongeautoriseerde toegang tot gevoelige gegevens.
- Betere naleving van regelgeving – Voor veel organisaties is naleving van regelgeving een belangrijk aspect. Een voorbeeld daarvan is de AVG, die eisen stelt aan het gebruik van persoonsgegevens. Een DMS kan helpen bij het beheren van documenten in overeenstemming met wettelijke vereisten en regelgeving, zoals ook van toepassing is op het bewaren van documenten volgens voorgeschreven termijnen en het bijhouden van wijzigingen en goedkeuringen.
- Snellere en gemakkelijkere toegang tot informatie – Een DMS maakt het mogelijk om documenten snel te vinden en toegang te krijgen tot de benodigde informatie. Met geavanceerde zoekfunctionaliteit en georganiseerde opslag kunnen uw medewerkers documenten op basis van verschillende criteria doorzoeken en daardoor efficiënter werken.
- Besparing van ruimte en kosten – Een DMS vermindert de behoefte aan fysieke opslagruimte voor papieren documenten, waardoor kosten en ruimtegebruik worden verminderd. Dit kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen op het gebied van archivering, printen en opslag.
Het implementeren van een moderne document management oplossing kan u helpen bij het stroomlijnen van het documentbeheer in uw organisatie en alle processen die daarmee samenhangen. Zeker als meerdere medewerkers werken aan dezelfde documenten, als u te maken heeft met het verwerken van persoonsgegevens en als er eisen worden gesteld aan de toegang en rechten van gebruikers, biedt een DMS grote voordelen.
DMS oplossing zoeken
Ga bij de aanschaf van een DMS niet over één nacht ijs. Het is belangrijk om eerst alle specifieke eisen en wensen van uw organisatie te definiëren, uw (toekomstige) processen rond documentbeheer vast te stellen en met specialisten de huidige mogelijkheden van DMS software goed door te nemen. Over de aanpak daarvan, het aansturen van een DMS project en de selectie en implementatie van een DMS oplossing gaat de DMS/ECM box van het ICT informatiecentrum. U kunt deze gratis aanvragen.
Lees verder
- DMS/ECM box – Gratis aanvragen
- Over DMS en enterprise content management (ECM) – Uitleg en informatie
- Zo pakt u uw DMS project aan – Gratis download
Vaker dit soort berichten lezen? Meld u aan voor de ICT nieuwsbrief