IDB Groep |
Sinds 1 januari 2015 is er met de invoering van de nieuwe Wet werk en zekerheid (Wwz) nogal wat veranderd voor de arbeidsmarkt. Nieuwe regels voor WW, ontslag en flexibele arbeid hebben gevolgen voor zowel werknemers als werkgevers. Voor beide groepen is de waarde van een volledig, goed gedocumenteerd personeelsdossier met de komst van de Wwz alleen maar toegenomen.
Als in juli ook de hervorming van het ontslagrecht uit deze wet effectief wordt, is het vooral voor werkgevers van wezenlijk belang om bij een gang naar de rechter aan te kunnen tonen dat het bedrijf aan alle rechten en plichten (inclusief de wettelijke scholingsplicht) heeft voldaan. Vanaf dat moment namelijk moeten rechters aan de hand van strengere criteria beslissingen nemen over de beëindiging van arbeidscontracten. Omdat de nieuwe wet weinig ruimte biedt om af te wijken, zal een rechter bij fouten of hiaten in het ontslagdossier ontbinding van de overeenkomst niet toestaan.
Digitaal personeelsdossier
Het is dus zaak om per werknemer een dossier te hebben en onderhouden met daarin alle documentatie, correspondentie, gespreksverslagen, incidentmeldingen, afspraken et cetera. Hoewel P&O-afdelingen dit nu uiteraard ook al doen, vergt de Wwz verdere aanscherping van de discipline van de interne organisatie; alles moet worden gedocumenteerd en gerapporteerd.
Met het digitaal personeelsdossier in document management systeem DigiOffice is van sollicitatie tot aan pensioen of uitdiensttreding een dossier op te bouwen van het functioneren en de ontwikkeling van een medewerker en alle administratieve verplichtingen die daar bij komen kijken. Alle documenten en correspondentie naar, over en van een personeelslid staan hiermee, voor zolang als de wettelijke bewaartermijn toestaat, op een centrale, streng beveiligde plek. De vertrouwelijke informatie is alleen toegankelijk voor P&O, de medewerker zelf (via een persoonlijk portaal op het extranet) en in beperkte mate voor de leidinggevende.
Meldingen
Medewerkers met een tijdelijk contract moeten een maand van tevoren ingelicht worden of hun overeenkomst al dan niet wordt verlengd. Om o.a. aan deze verplichting uit de Wwz te kunnen voldoen biedt het DMS in DigiOffice het instellen van meldingen binnen de dossiers. Zodat er op tijd beslissingen genomen worden, personeel wordt aangemeld voor cursussen en in het geval van een verbetertraject een leidinggevende een herinnering krijgt om niet alleen een gesprek te voeren maar hiervan ook een verslag te maken.
IDB Groep | De Bleek 1A, 3447 GV Woerden | Postbus 121, 3440 AC Woerden
T (0348) 46 55 00 | www.idbgroep.nl