Van alle bedrijfssoftware die u in uw organisatie kunt toepassen, raakt ERP software de meeste verschillende bedrijfsprocessen, afdelingen en bedrijfsonderdelen. Finance, sales, logistiek, HR, voorraad, productie of inkoop kunnen allemaal onderdeel zijn van deze geïntegreerde softwareoplossing. Koppelingen met andere systemen maken de totale configuratie nog groter. Niet onlogisch dus dat ERP projecten geassocieerd worden met complex, risicovol en duur.
Oude systemen vervangen
Zeker als er nog verouderde systemen aanwezig zijn is de drempel om op zoek te gaan naar een nieuwe ERP oplossing hoog. Helemaal als daar in de loop der jaren ook nog diverse maatwerkapplicaties tegenaan zijn gebouwd, waardoor software en bedrijfsprocessen steeds hechter met elkaar vergroeid zijn geraakt. Dat de oude software steeds instabieler is geworden, vaker storingen kent of geen mogelijkheden meer biedt om uit te breiden, is lange tijd voor lief genomen. Tot de dag aanbreekt dat vervangen onvermijdelijk is geworden.
Grote voordelen
Moderne ERP software kent hele andere eigenschappen dan oudere software en biedt daardoor veel voordelen. Op het gebied van flexibiliteit, modulariteit en schaalbaarheid zijn de nieuwe ERP oplossingen dan ook niet meer te vergelijken met oude systemen. Implementatiekosten, gebruikskosten en onderhoudskosten liggen op aanzienlijk lagere niveaus. Technologisch zijn er grote voordelen op het gebied van gebruiksgemak, snelheid, koppelbaarheid, gebruik van data, bedrijfszekerheid en informatieveiligheid.
Hoe begint u?
Heeft u plannen om uw oude ‘legacy’ ERP systemen te vervangen, dan is de vraag hoe u daarmee begint. Alles zelf doen is onmogelijk en alles uitbesteden niet wenselijk. Drie vragen hebben in deze fase een antwoord nodig:
- Hoe pakt u het project (selectie en implementatie) op de beste manier aan?
- Welke ERP oplossing past het best bij uw bedrijf en bedrijfsprocessen?
- Welke leveranciers, adviseurs of implementatiepartners kunnen u helpen?
Risico’s mijden, kansen benutten
Ondanks de enorme hoeveelheid kennis en ervaring die er inmiddels bestaat met ERP selecties en implementaties, worden er nog veel onnodige fouten mee gemaakt. Dat kan resulteren in softwareoplossingen die uiteindelijk de beoogde functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid of flexibiliteit niet hebben. En het kan resulteren in forse overschrijdingen van planningen en budgetten, waarvan u letterlijk en figuurlijk de rekening gepresenteerd krijgt.
Vier belangrijke uitgangspunten
Om problemen te voorkomen, zijn dit enkele belangrijke uitgangspunten voor uw ERP project:
- Weet waarover het gaat – Zorg bij aanvang van uw project voor voldoende kennis in uw organisatie over ERP software, zodat u niet volledig afhankelijk bent van wat leveranciers en adviseurs u zeggen. Zij hebben immers altijd een commercieel belang.
- Realiseer echte verbeteringen – Zoek geen nieuwe versie van de software die u nu al heeft. Dan bent u straks veel geld kwijt, maar blijft uw bedrijf in ontwikkeling stilstaan. Kijk daarom eerst naar de mogelijkheden van nieuwe ERP software en optimaliseer uw processen binnen de mogelijkheden van die software. Pas dan zet u echt stappen vooruit in de ontwikkeling van uw bedrijf.
- Selecteer de juiste partner – Realiseer dat de belangrijkste keuze bij de implementatie van een nieuwe ERP oplossing niet de keuze van de ERP software zelf is, maar de keuze van de partij die u daarbij begeleidt en de implementatie voor u verzorgt.
- Maak uw organisatie betrokken – Beschouw het vinden en implementeren van nieuwe ERP software als een project van uw hele organisatie en niet alleen van de IT afdeling of het management. Toekomstige gebruikers bepalen uiteindelijk of uw ERP implementatie straks geslaagd is of niet.
Informatie, adviezen en hulp
Alles hierover vindt u ook terug in de boeken, checklists en stappenplannen van de ERP box van het ICT informatiecentrum. De box bundelt informatie, adviezen en hulp, vertelt u alles over het uitvoeren van het selectietraject, laat u kennismaken met relevante ontwikkelingen en biedt u de mogelijkheid met specialisten te sparren over wat voor u belangrijk is. Welke informatie u gebruikt, bepaalt u uiteraard zelf. Maar feit is dat uw ERP project er altijd beter van wordt.