ERP lessen uit de praktijk

Het familiebedrijf Terberg is een internationaal werkende producent van distributietrucks, heftrucks en vuilniswagens. Twee jaar geleden startte het bedrijf bij één van haar vestigingen in Duitsland met de implementatie van nieuwe ERP software. Doel van het project was dat na deze eerste implementatie ook andere vestigingen konden volgen, zodat er uiteindelijk op alle locaties van één ERP systeem gebruik gemaakt zou worden. De implementatie bij de eerste vestiging verliep echter stroef. Voordat andere vestigingen aan de beurt waren werd het project stilgelegd en werd er besloten om eerst terug te gaan naar de tekentafel.

De start van het project bleek achteraf totaal verkeerd en had nooit het beoogde doel kunnen bereiken. Door de situatie werd snel duidelijk dat eerst de werkwijzen van de verschillende vestigingen op één lijn zouden moeten komen te liggen. Niet eenvoudig, omdat deze vestigingen in verschillende landen zijn, zij hun eigen culturen kennen en er ook eigen IT visies op na houden. Dat er bij diverse vestigingen ook sprake was van op maat gemaakte legacy systemen die vergroeid waren met de bedrijfsprocessen van die vestiging, maakte het extra lastig. In totaal waren er zeven verschillende ERP systemen in gebruik, die vervangen moesten worden door één overal toe te passen ERP oplossing.

Na de herstart van het project werd vastgesteld hoe de processen en applicaties van alle vestigingen gestandaardiseerd en geharmoniseerd moesten worden. In plaats van te starten vanuit IT perspectief werd de business leidend in het bepalen van de functionaliteit en het vaststellen van de eisen en wensen. Om een en ander goed over te brengen op de IT’ers die bij de realisatie van het project betrokken waren, was een goede samenwerking tussen business en IT nodig. Een goede projectorganisatie en strak projectmanagement waren hierbij ook essentieel.

Achteraf was de conclusie dat de grootste fout in het project was dat het bedrijf zich in eerste instantie te veel heeft laten leiden door de IT aspecten van het project. Kon het technisch, dan kon het naar wens van de eerste vestiging gerealiseerd worden. Door deze focus op IT waren de inrichting en organisatie van het project niet goed en was er te weinig oog voor de business en de werkwijzen en procedures daarin. Zo werd bijvoorbeeld tijdens het bouwen van het eerste ERP systeem pijnlijk duidelijk dat er veel meer handelingen met het nieuwe ERP systeem gedaan moesten worden, dan eigenlijk nodig waren. De beoogde vooruitgang werd een stap terug.

• Besef dat een ERP project draait om bedrijfsprocessen en de meest efficiënte manier van werken. Niet om software.
• Zorg er eerst voor dat alle processen op orde zijn en dat deze binnen de hele organisatie op één lijn liggen. Eerder kunt u niet live gaan.
• Onderschat de invloed van legacy systemen niet. Deze zijn als eerste aan vervanging toe, maar zijn het lastigst te vervangen, omdat bedrijfsprocessen ermee zijn vergroeid.
• Maak zoveel mogelijk gebruik van de standaardfunctionaliteit van de software. Met maatwerk wordt testen bij iedere update praktisch onmogelijk. Bovendien kan niet geprofiteerd worden van software-updates die bij cloud oplossingen doorlopend automatisch uitgevoerd worden.
• Maak gebruik van een ervaren implementatiepartner die de juiste aanpak van het project kan bepalen en kennis heeft van de lokale omstandigheden en wet- en regelgeving.

Alles over het organiseren van een ERP project en het voorkomen van fouten – ERP box
Dit boek redt uw ERP project – Veelgelezen artikel
Volledig artikel – Lees hier de complete tekst