Als documentstromen niet optimaal gaan, ondervinden niet alleen uw medewerkers daar hinder van, het kost u als organisatie ook veel geld. Daarnaast wordt werken gewoon prettiger als benodigde documenten altijd op het juiste moment vindbaar zijn en dat er geen discussie is over welke versie de juiste is. Check aan de hand van deze 12 vragen of uw documentbeheer (dringend) verbeteringen nodig heeft.
- Werken veel mensen in uw organisatie dagelijks met documenten?
- Kost het soms veel tijd om de gezochte documenten te vinden?
- Is het eenvoudig om informatie die bij één klant hoort, maar wel op verschillende plekken is opgeborgen, bij elkaar te krijgen?
- Vallen collega’s elkaar wel eens lastig om te helpen bij het vinden van een document?
- Is er wel eens onduidelijkheid over de meest recente versie van een document?
- Zijn er nog documenten die u nog fysiek gebruikt, verzendt of opslaat, maar die eigenlijk digitaal verwerkt zouden moeten worden?
- Voldoet u met de opslag van documenten altijd aan de AVG en andere privacyregels?
- Besteedt u nog veel tijd en geld aan het printen, verwerken of opslaan van documenten?
- Worden mailboxen en laptops door medewerkers gebruikt als privé archief, waardoor bij hen opgeslagen documentatie niet zomaar beschikbaar is voor anderen?
- Bestaan er wel eens gelijktijdig meerdere versies van hetzelfde document?
- Zijn er wel eens storingen of computerproblemen waardoor documenten kwijtraken?
- Lopen er wel eens contracten af zonder dat u dat in de gaten heeft?
Documentbeheer verbeteren met een DMS
Een document management systeem (DMS) zorgt voor digitalisering en automatisering van uw documentbeheer. Dit betekent dat het maken, opslaan, bewerken en terugvinden van alle soorten documenten in uw organisatie voor een heel groot deel automatisch voor u geregeld wordt. De investering in DMS software hoeft niet groot te zijn, terwijl de besparingen in tijd en geld wel enorm kunnen zijn.
Lees verder
Opslag van documenten blijft een bottleneck – Veelgelezen artikel
DMS box – Complete informatie over het selecteren en implementeren van DMS software
Zo pakt u uw DMS project aan – Gratis download
DMS box – Complete informatie over het selecteren en implementeren van DMS software
Zo pakt u uw DMS project aan – Gratis download