Goed georganiseerd documentbeheer wordt steeds belangrijker. Dat is niet alleen omdat je over steeds meer documenten beschikt en dat het terugvinden ervan steeds lastiger wordt. Met name vanwege regelgeving, compliance, veiligheid en veel praktische voordelen zoeken bedrijven naar nieuwe, moderne oplossingen voor documentbeheer.
Documentbeheer is vanwege de associatie met archivering en verplichtingen voor veel organisaties niet het meest sexy onderwerp. Maar voor talloze andere bedrijven en sectoren biedt het ook de basis voor hun bedrijfsprocessen, waarin grote hoeveelheden informatie worden gebruikt. De zorg, financiële dienstverlening, juridische sector, bouw en overheid zijn daar voorbeelden van. Maar ook binnen het onderwijs, productiebedrijven en technologiebedrijven wordt goed documentbeheer steeds belangrijker.
Waar gaat het dan om? Wat maakt documentbeheer noodzakelijk en welke voordelen biedt het? En in welke mate is documentbeheer binnen jullie organisatie en bedrijfsprocessen al goed geregeld? Deze aspecten spelen een rol:
- Compliance en regelgeving – Ieder bedrijf moet voldoen aan steeds strengere regels en voorschriften, vooral met betrekking tot gegevensbescherming en privacy, zoals de AVG. Goed documentbeheer helpt je om deze voorschriften na te leven door te zorgen voor veilige opslag, toegankelijkheid en vernietiging van documenten volgens de wettelijke eisen.
- Efficiëntie – Door documenten georganiseerd en toegankelijk te houden, kunnen je medewerkers sneller de informatie vinden die ze nodig hebben. Dit vermindert tijdverspilling door inefficiënte zoekacties en verhoogt de algemene productiviteit.
- Beveiliging van informatie – Met de toegenomen dreiging van cyberaanvallen is het cruciaal dat je organisatie gevoelige informatie adequaat beveiligt. Een goed documentbeheersysteem (DMS) zorgt voor versleuteling, beheert toegangsrechten en houdt gedetailleerde logs bij van wie documenten heeft bekeken of bewerkt.
- Kostenbesparing – Door het digitaliseren en centraliseren van documentbeheer kan je aanzienlijk besparen op opslagruimte en materiaalkosten. Daarnaast verlaagt het verminderen van fysieke opslagruimte en archivering jullie overheadkosten.
- Duurzaamheid – Een efficiënt digitaal document management systeem helpt je bij het verminderen van papierverbruik en energie.
- Samenwerking en toegang – Als je organisatie thuiswerken mogelijk maakt of flexibele werkplekken heeft, zorgt goed documentbeheer ervoor dat teams gemakkelijk kunnen samenwerken, ongeacht hun locatie.
- Risicobeheer – Je hoopt het niet, maar je bedrijf kan getroffen worden door brand, diefstal of een natuurramp. In dat geval helpt een documentbeheersysteem bij het snel herstellen van de bedrijfsvoering.
Lees verder
Vaker dit soort berichten lezen? Meld u aan voor de ICT nieuwsbrief